Como apostilar um documento no Brasil para usar em Portugal
Para apostilar um documento brasileiro, você não precisa voltar ao cartório que o emitiu. O serviço pode ser realizado por qualquer cartório autorizado, independentemente do estado em que o documento foi produzido.
Se o seu objetivo é tirar o NIF pelo NIF Experts, o caminho é mais direto. Abaixo está a lista objetiva dos documentos e a forma mais simples de preparar o passaporte no Brasil. Depois dela, o guia explica as regras gerais de cartório, reconhecimento de firma, documento original, apostila eletrônica, prazo e preço.
Para tirar o NIF pelo NIF Experts: o que é preciso
Para uma pessoa brasileira que mora fora de Portugal, o pedido de NIF pelo NIF Experts exige:
passaporte válido;
cópia autenticada e apostilada do documento de identificação;
comprovante de morada no exterior, porque a Autoridade Tributária portuguesa pede um documento que indique o endereço estrangeiro quando ele não consta do documento de identificação;
procuração do NIF Experts assinada eletronicamente, para que o pedido possa ser apresentado em Portugal em seu nome;
os dados pessoais e de contato solicitados no formulário, como nome, data de nascimento, nacionalidade, estado civil, número e validade do passaporte, endereço, e-mail e telefone.
A lista documental da Autoridade Tributária para pedidos feitos por representante inclui passaporte, documento com a morada no estrangeiro e procuração com poderes para solicitar o NIF. No fluxo do NIF Experts, a procuração é assinada eletronicamente e o documento de identificação deve estar apostilado.
O caminho mais simples no cartório
Leve o passaporte válido a um cartório autorizado pelo CNJ.
Peça uma cópia autenticada das páginas de identificação do passaporte.
Peça o apostilamento dessa cópia autenticada. Se o mesmo cartório estiver autorizado a apostilar, os dois atos podem ser feitos no mesmo atendimento.
Digitalize o conjunto completo, sem separar a apostila da cópia, e envie-o na etapa de documentos do NIF Experts, junto com o comprovante de morada e a procuração eletrônica.
Não apostile nem altere o passaporte original. Neste caso, a apostila é colocada na cópia autenticada e certifica o ato do tabelião que conferiu a cópia. O Código Nacional de Normas do CNJ admite o apostilamento de cópia autenticada como hipótese excepcional, e os termos do NIF Experts pedem documentação autenticada e documentos de identificação apostilados.
O cartório que autentica a cópia pode ser o mesmo que faz a apostila, desde que esteja credenciado. Se não estiver, leve a cópia autenticada a qualquer outro cartório autorizado: não existe limitação territorial nem obrigação de usar o mesmo cartório.
Resumo prático: passaporte → cópia autenticada → apostila na cópia → envio ao NIF Experts. O comprovante de morada é enviado como documento separado, e a procuração é assinada eletronicamente.
O processo do NIF Experts é feito online: você preenche os dados, realiza o pagamento, envia os documentos e acompanha o pedido. O serviço também inclui representação fiscal. Isso não significa que a apostila seja uma exigência para todo e qualquer pedido de NIF; esta é a documentação do fluxo oferecido pelo NIF Experts para apresentar o processo em seu nome.
Para os demais documentos: passo a passo resumido
Confirme com a entidade portuguesa o documento, o formato e a data de emissão exigidos.
Obtenha o documento original correto ou o arquivo eletrônico verificável.
Encontre um cartório autorizado na lista do CNJ.
Confirme com o cartório se ele atende presencialmente ou à distância, quais documentos recebe e qual é o preço.
Apresente ou envie o documento para análise e apostilamento.
Receba a apostila física anexada ao documento ou o arquivo único da apostila eletrônica.
Valide o código ou QR code no sistema oficial antes de enviar o documento a Portugal.
1. Confirme exatamente o que Portugal está pedindo
Antes de procurar um cartório, leia a lista oficial do procedimento ou peça à entidade portuguesa uma confirmação por escrito. Descubra:
o nome exato do documento;
se precisa ser original, inteiro teor, cópia reprográfica, cópia certificada ou documento eletrônico;
se existe um limite específico para a data de emissão;
se a entidade aceita apostila eletrônica no canal usado para entregar o processo;
se há necessidade de tradução.
Essa etapa é importante porque a apostila não corrige o formato errado nem garante a aceitação do conteúdo. Em pedidos de nacionalidade, por exemplo, a Justiça portuguesa pode exigir certidão estrangeira legalizada por apostila e, se ela não estiver em português, tradução certificada.
Também não existe um prazo único de emissão para todas as certidões: há orientação consular que pede certidão emitida há menos de seis meses e outra que, para situação diferente, trabalha com menos de um ano.
2. Separe a via correta do documento
Para apostilar um documento assinado fisicamente, é necessário apresentar o original. Essa exigência consta do artigo 8º, parágrafo 3º, da Resolução CNJ nº 228/2016.
Não autentique uma cópia por iniciativa própria sem saber se Portugal aceitará esse formato. O Código Nacional de Normas do CNJ trata o apostilamento de cópia autenticada como excepcional; nesse caso, a apostila certifica a assinatura e a função do tabelião ou preposto que colocou fé pública na cópia, e não diretamente a assinatura existente no documento original.
E se o documento for eletrônico?
Um documento eletrônico pode ser apostilado sem impressão quando estiver em formato compatível com o sistema do CNJ e tiver assinatura eletrônica admitida ou um mecanismo oficial de verificação. A regra e os requisitos estão no artigo 14 do Código Nacional de Normas do CNJ.
Não confunda documento eletrônico original com uma simples digitalização. Uma foto ou um PDF escaneado de um documento em papel não se torna automaticamente um original eletrônico.
3. Encontre um cartório autorizado pelo CNJ
O apostilamento não é oferecido obrigatoriamente por todos os cartórios brasileiros.
Pelas regras atuais, a prestação é obrigatória para os serviços de notas e de registro das capitais, salvo dispensa justificada. No interior, o credenciamento é facultativo. Por isso, consulte a lista oficial de cartórios autorizados do CNJ e entre em contato com a unidade antes de se deslocar.
Pergunte ao cartório:
se está emitindo apostilas naquele momento;
se aceita o tipo de documento que você possui;
se oferece apostila física, eletrônica ou ambas;
se o atendimento pode ser feito à distância;
qual é o prazo;
qual é o valor por documento;
como serão feitos o envio e a retirada.
Precisa ser o mesmo cartório que emitiu ou autenticou o documento?
Não. O apostilamento pode ser realizado por qualquer notário ou registrador cadastrado, independentemente da especialidade do cartório ou da circunscrição territorial.
Assim, uma certidão emitida em um estado pode ser apostilada por um cartório autorizado de outro estado. Também não é obrigatório usar o cartório que reconheceu a firma ou autenticou o documento.
O cartório apostilante, porém, precisa conferir a função e a autenticidade da assinatura nas centrais de sinais públicos. Se houver dúvida sobre um documento público brasileiro, a autoridade deve realizar uma verificação prévia e pode recusar o apostilamento de forma fundamentada se a dúvida persistir. Isso explica por que uma unidade pode pedir tempo adicional ou informações do órgão emissor.
4. Verifique se é necessário reconhecer firma antes
O reconhecimento de firma não é uma etapa automática para todo documento público.
Ao emitir a apostila, o cartório deve conferir a autenticidade da assinatura, a função do signatário e, quando houver, o selo ou carimbo. A norma brasileira considera excepcional o apostilamento de reconhecimento de firma ou de cópia autenticada.
Na prática:
Documento público original: não presuma que precisa reconhecer firma. Leve ou envie o original ao cartório autorizado para análise.
Documento particular: normalmente precisa receber previamente um certificado oficial, como reconhecimento notarial de assinatura ou registro, para entrar no âmbito da Convenção. A Convenção inclui certificados oficiais colocados em documentos assinados por particulares, e o CNJ esclarece que documentos particulares devem passar pelo reconhecimento aplicável antes do apostilamento.
Diplomas e documentos escolares registrados no Brasil: históricos, declarações de conclusão, diplomas e certificados são equiparados a documentos públicos para fins de apostilamento, mas a assinatura da instituição ainda precisa ser verificável.
Se o cartório não conseguir confirmar a assinatura do emissor, pergunte qual procedimento prévio é necessário. Não faça reconhecimentos ou autenticações extras sem entender qual assinatura será certificada e qual formato Portugal aceita.
5. Solicite o apostilamento
A apostila é emitida a pedido do portador do documento, sem necessidade de requerimento escrito. A regra também determina que o cartório entregue um protocolo e informe um prazo que não pode ultrapassar cinco dias.
Isso significa que o titular do documento não precisa obrigatoriamente comparecer. Outra pessoa pode apresentá-lo para apostilamento. Ainda assim, confirme com o cartório os documentos de identificação, o pagamento, a retirada e eventuais regras locais de atendimento.
Algumas unidades concluem o serviço antes do limite, mas organize-se considerando o prazo informado pelo cartório e o tempo de envio, especialmente se você já estiver em Portugal.
6. Apostila física ou apostila eletrônica: qual escolher?
As duas formas são válidas.
Apostila física
A apostila em papel deve ser afixada ao documento. Ela não pode ser entregue solta ao solicitante. Evite retirar grampos, selos ou elementos de ligação e preserve o conjunto como foi entregue pelo cartório.
Apostila eletrônica
O Brasil permite apostilar documentos eletrônicos sem imprimi-los. A apostila eletrônica é salva junto ao documento em um único arquivo, assinada pela autoridade apostilante e entregue em mídia ou enviada ao endereço eletrônico informado pelo solicitante.
Uma e-Apostila não pode ser recusada apenas por ter sido emitida em formato eletrônico e tem a mesma validade jurídica da apostila em papel. Isso não significa que qualquer portal aceite qualquer formato de upload. Confirme se o procedimento português escolhido recebe arquivos eletrônicos ou exige a apresentação física do documento.
O pedido da apostila eletrônica continua sendo tratado com um cartório autorizado. Verifique diretamente com a unidade se ela oferece atendimento remoto e como recebe o arquivo original.
7. Quantas apostilas são necessárias?
A regra brasileira determina que a apostila seja emitida por documento, independentemente da quantidade de páginas.
Um documento com várias páginas pode receber uma apostila. Já documentos distintos normalmente exigem apostilas distintas. Por exemplo, se diploma e histórico escolar forem apresentados como dois documentos independentes, confirme com o cartório e com a entidade portuguesa se serão necessários dois apostilamentos.
8. Quanto custa apostilar um documento?
O preço não é único em todo o Brasil. A Resolução CNJ nº 228/2016 estabelece que cada apostila corresponde ao custo de uma procuração sem valor declarado segundo a tabela vigente no estado.
O valor total depende, portanto, do estado, da quantidade de documentos e de eventuais atos adicionais realmente necessários, como emissão de certidão ou reconhecimento notarial. Peça o preço atualizado ao cartório escolhido antes de enviar os documentos.
9. Quanto tempo demora?
O prazo informado no protocolo não pode ultrapassar cinco dias. O processamento pode ser concluído antes, mas a necessidade de confirmar uma assinatura ou a autenticidade do documento pode impedir a emissão imediata.
Acrescente ao planejamento o prazo para obter uma nova certidão e o tempo de transporte quando houver documentos físicos.
10. Como verificar se a apostila é autêntica?
As apostilas brasileiras contêm mecanismo eletrônico de verificação. Você pode escanear o QR code ou inserir o código alfanumérico no sistema oficial de validação do CNJ.
O próprio cadastro brasileiro na Conferência da Haia confirma que a autenticidade pode ser verificada pelo QR code ou pelo código exibido na apostila.
Faça a verificação ao receber o documento e antes de encaminhá-lo a Portugal. No caso de arquivo eletrônico, preserve o PDF original assinado; imprimir o arquivo não preserva, por si só, todas as propriedades de uma assinatura digital.
Posso apostilar em Portugal um documento emitido no Brasil?
Não. A apostila precisa ser emitida por uma autoridade competente do país de origem do documento. A Convenção determina que o certificado seja emitido pela autoridade competente do Estado de onde o documento provém.
Se você já estiver em Portugal, poderá organizar o envio ao Brasil ou pedir que outra pessoa apresente o documento a um cartório autorizado, pois o pedido pode ser feito pelo portador. Para documentos eletrônicos, confirme a possibilidade de atendimento remoto com o cartório.
Checklist antes de enviar o documento a Portugal
☐ A lista oficial do procedimento foi consultada recentemente.
☐ O tipo de certidão e o formato estão corretos.
☐ A data de emissão está dentro do limite solicitado.
☐ O nome, a filiação e as datas foram conferidos.
☐ O cartório consta na lista de autorizados do CNJ.
☐ A apostila está ligada ao documento correto.
☐ O código ou QR code foi validado no sistema do CNJ.
☐ A forma física ou eletrônica é aceita no canal de entrega.
☐ A necessidade de tradução foi confirmada.
Erros comuns que podem gerar custo ou atraso
Apostilar uma certidão simples quando o processo pede inteiro teor.
Apostilar uma certidão antiga sem verificar o limite de emissão.
Autenticar uma cópia quando a entidade exige o original.
Reconhecer uma assinatura desnecessária e acabar apostilando o ato do tabelião, não a assinatura original pretendida.
Imprimir um documento eletrônico e descartar o arquivo assinado.
Acreditar que a apostila corrige divergências de nomes ou datas.
Usar uma apostila emitida para uma via diferente do documento apresentado.
Enviar o documento sem validar o código no sistema oficial.
Perguntas frequentes
Para tirar o NIF pelo NIF Experts, o que preciso apostilar?
No fluxo do NIF Experts, o documento de identificação precisa ser apostilado. Para quem usa o passaporte brasileiro, a forma prática é pedir uma cópia autenticada das páginas de identificação e apostilar essa cópia. A Autoridade Tributária exige também o comprovante de morada e a procuração; no NIF Experts, a procuração é assinada eletronicamente.
Todos os cartórios do Brasil fazem apostilamento?
Não. Nas capitais o serviço é obrigatório para as serventias, salvo dispensa justificada; no interior, o credenciamento é facultativo. Use a lista oficial do CNJ e confirme diretamente com o cartório.
Preciso ir ao cartório onde a certidão foi emitida?
Não. Qualquer cartório autorizado pode apostilar, independentemente de especialidade ou território. A unidade precisa conseguir verificar a assinatura e a função do emissor.
Outra pessoa pode apostilar meu documento?
Sim. A norma prevê o pedido pelo portador e dispensa requerimento escrito. Confirme apenas as regras práticas de identificação, pagamento e retirada do cartório.
Preciso reconhecer firma em uma certidão de nascimento?
Não faça isso automaticamente. A certidão é um documento público e o cartório apostilante deve verificar a assinatura e a função de quem a emitiu. Se houver dificuldade de verificação, siga a orientação específica do cartório e da entidade portuguesa.
Uma cópia autenticada pode ser apostilada?
Pode haver apostilamento de cópia autenticada, mas a norma o trata como excepcional. Antes de pagar, confirme se Portugal aceita a cópia para o procedimento e entenda que a apostila certificará o ato do tabelião que autenticou a cópia.
A apostila vence?
Não. A Apostila de Haia não tem prazo de validade. O documento pode ter validade própria ou precisar ter sido emitido recentemente. Leia também Apostila de Haia: o que é, por que Portugal exige e qual é a validade?.
Preciso apostilar a tradução?
Depende do documento e da tradução. No Brasil, a tradução de documento público só pode ser apostilada quando realizada por tradutor público ou nomeado pela Junta Comercial, com apostilas distintas para o original e para a tradução. Documentos brasileiros já redigidos em português normalmente não entram na exigência portuguesa de tradução reservada a documentos em outra língua.
Quer tirar o NIF sem estar em Portugal?
Com o NIF Experts, o pedido é feito online. Você envia a cópia autenticada e apostilada do passaporte, o comprovante de morada e a procuração eletrônica, e acompanha o andamento do processo. Comece o seu pedido de NIF.
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Antes de iniciar o apostilamento, entenda o que é a Apostila de Haia, por que Portugal pode exigir esse certificado e qual é a validade.
Disclaimer: este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica, consular, notarial ou da entidade responsável pelo seu processo. Regras, formulários, prazos, preços e práticas administrativas podem mudar sem aviso. Consulte sempre a lista oficial atualizada do órgão que receberá o documento e confirme o atendimento com o cartório escolhido.